Spannend, effizient, produktiv: Wie du deine Meetingkultur verbessern kannst

“Meetings sind der Kitt, der die Teammitglieder zusammenhält und sie zu einer starken Einheit formt.” –

Dieses Zitat wird Andrew Carnegie zugeschreiben; einem der bedeutendsten Unternehmer und Philanthropen des 19. Jahrhunderts. Wenn also heute die sozialen Aspekte von Meetings „entdeckt“ werden, dann ist das gar nicht so neu. Trotzdem hat das Thema Meetingkultur zurecht einen wichtigen Platz in der Diskussion um New Work.

Denn leider sind Meetings oft nicht die inspirierenden und verbindenden Veranstaltungen, die sie sein könnten – für das Team und für das Unternehmen als Ganzes. Vielmehr empfinden viele Mitarbeiter Meetings als zeitraubend, ineffizient und frustrierend. Nicht selten ist das Teammeeting nur deshalb auf der Agenda, „weil wir das immer schon so machen“. Die immer gleichen Diskussionen driften ins Endlose, die Teilnehmer werden nervös, weil am Schreibtisch wichtigere Aufgaben warten, und am Ende gibt es kaum konkreten Ergebnisse.

Doch es gibt Hoffnung! Eine positive Meetingkultur kann die Treffen zu wertvollen Instrumenten für die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung machen. Sie kann dazu beitragen, dass Teams effektiver, kreativer und motivierter arbeiten. Doch wie erreichst Du eine solche Meetingkultur, die Meetings zu einer Bereicherung statt einer Belastung macht?

10 Schritte zu einer besseren Meetingkultur

1. Klarheit und Zielsetzung: Das Fundament einer produktiven Meetingkultur legst Du durch die klare Definition des Zwecks jedes Meetings. Bevor Du ein Meeting einberufst, stelle sicher, dass Du genau weißt, welches Ziel Du erreichen möchtest und wer die relevanten Teilnehmer sind. Vermeide Meetings ohne klaren Zweck und lade nur diejenigen ein, die einen Beitrag zum Thema leisten können oder davon betroffen sind. Durch diese gezielte Herangehensweise werden die Effizienz und Bedeutung jedes Meetings gesteigert.
2. Agenda: Eine gut strukturierte Agenda ist ein Schlüsselelement für erfolgreiche Meetings. Teile die Agenda vorab mit den Teilnehmern, damit sie sich auf die Themen vorbereiten können. Halte Dich während des Meetings strikt an die Agenda und achte darauf, dass jeder Punkt ausreichend behandelt wird. Wenn Du merkst, dass Themen zu weit abschweifen, notiere sie für spätere Diskussionen, um den Fokus beizubehalten.
3. Moderation: Eine gute Moderation ist der Leitstern eines erfolgreichen Meetings. Die Rolle des Moderators besteht darin, den Gesprächsfluss zu steuern, sicherzustellen, dass jeder zu Wort kommt und Diskussionen in die richtige Richtung zu lenken. Moderatoren könne darauf achten, dass das Meeting zeitlich im Rahmen bleibt und dass Entscheidungen getroffen werden, wenn sie erforderlich sind. Oft ist es sinnvoll, eine Person außerhalb des Teams mit dieser Rolle zu beauftragen.  
4. Aktive Teilnahme: Eine positive Meetingkultur ermutigt alle Teilnehmer, sich aktiv einzubringen. Ermutige Deine Teammitglieder, ihre Ideen und Perspektiven einzubringen und schaffe eine Atmosphäre des offenen Dialogs. Frage in „Blitzlichrunden“ die Perspektive von jedem einzelnen Teilnehmer ab, um sicherzustellen, dass Du auch die wertvollen Beiträge der eher introvertierten Mitarbeiter zu hören bekommst. Die Vielfalt der Meinungen und der kreative Austausch sind die Grundlage für innovative Lösungsansätze.
5. Neue Perspektiven: Meetings in einer vertrauten Umgebung können dazu beitragen, alte Muster beizubehalten. Warum nicht mal den gewohnten Rahmen verlassen und ein Off-Site Meeting in Betracht ziehen? Indem Du Meetings an außergewöhnlichen Orten, wie einer inspirierenden Veranstaltungslocation außerhalb des Büros, abhältst, bringst Du frischen Wind in die Diskussionen. Der Tapetenwechsel kann die Kreativität der Teilnehmer fördern und neue Perspektiven eröffnen. Nutze die Gelegenheit, um Team-Building-Übungen und Aktivitäten in die Agenda einzubauen und so das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken.
6. Interaktion: reine Präsentationsmeetings mit endlosen Power Points sind nicht nur Zeitfresser in der Vorbereitung, sie sind auch wenig produktiv. Hebe Deine Meetings auf ein neues Level, indem Du interaktive Technologien wie Smartboards einsetzt. Diese ermöglichen es Dir, nicht nur Informationen zu präsentieren, sondern die Teilnehmer aktiv einzubeziehen. Nutze die Funktionen des Smartboards, um gemeinsam mit den Teilnehmern Ideen zu entwickeln, Lösungen zu erarbeiten und Zusammenhänge zu visualisieren.
7. Zeitmanagement: Achte darauf, dass Du die Zeit effizient nutzt und das Meeting strukturiert durchführst. Setze klare Zeitvorgaben für jeden Agenda-Punkt und halte Dich daran. Falls Diskussionen zu lange dauern, notiere offene Fragen für spätere Gespräche. Vergiss aber auch nicht, ausreichend Pausen einzuplanen, damit die Teilnehmer sich zwischendurch zwanglos austauschen können, und mit neuer Energie in die nächste Runde gehen. Und auch Kaffee und leichte Snacks sind in den Pausen besser aufgehoben als am Konferenztisch.
8. Offene Kommunikation: Eine positive Meetingkultur zeichnet sich durch eine offene und respektvolle Kommunikation aus. In vielen Unternehmen herrscht eine Kultur, in der keine Fehler gemacht werden dürfen, und keine Gegenmeinungen gewünscht sind. Selbst wenn das in Deinem Unternehmen nicht so ist, haben viele Mitarbeitende diese Kultur verinnerlicht. Achte also darauf, direkt positive Rückmeldung zu geben, wenn jemand sich traut, Kritik zu üben oder über Fehlschläge spricht. Offene Kommunikation muss aktiv erarbeitet werden, aber es lohnt sich! Sie fördert das Vertrauen unter den Teammitgliedern und ermöglicht es, Herausforderungen gemeinsam anzugehen.
9. Nachbereitung: Nach dem Meeting ist vor dem Meeting! Eine effektive Nachbereitung ist entscheidend, um das Maximum aus jedem Treffen herauszuholen. Protokolliere die Ergebnisse, getroffenen Entscheidungen und offenen Punkte. Teile die Protokolle mit den Teilnehmern, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und Verantwortlichkeiten klar sind. Halte auch die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen im Auge und ziehe Schlüsse für zukünftige Meetings.
10. Feedback: Abschließend ist es wichtig, regelmäßig Feedback von den Teilnehmern einzuholen, um die Meetingkultur kontinuierlich zu verbessern. Befrage die Teilnehmer nach ihren Erfahrungen, Wünschen und Verbesserungsvorschlägen. Analysiere das Feedback sorgfältig und leite daraus Maßnahmen ab, um zukünftige Meetings noch effektiver und zufriedenstellender zu gestalten. Indem Du auf das Feedback reagierst und die Meetingkultur stetig weiterentwickelst, schaffst Du eine dynamische und produktive Arbeitsumgebung.

Eine positive Meetingkultur ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich für alle Beteiligten lohnt. Effiziente und effektive Meetings fördern nicht nur die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung, sondern stärken auch das Teamgefühl. So werden Meetings zu einem Ort, an dem Ideen sprudeln und gemeinsame Ziele erreicht werden. Wer weiß, vielleicht wird Dein Team am Ende des Tages das Meeting sogar als Highlight im Arbeitsalltag empfinden. Es ist an der Zeit, den Mehrwert einer positiven Meetingkultur zu entdecken und kontinuierlich daran zu arbeiten!