Stehst Du gerade vor der spannenden Aufgabe, ein erfolgreiches Business Event zu organisieren? Keine Sorge, wir haben genau das Richtige für Dich! Mit unserer ultimativen Event-Checkliste behältst Du den Überblick und vergisst keine wichtigen Details bei der Planung. Egal, ob es sich um eine Konferenz, einen Produkt-Launch oder ein Kundenevent handelt – wir haben Dir einen smarten Fahrplan zusammengestellt, damit Dein Event ein voller Erfolg wird!
Hier kommt Deine Checkliste für ein reibungsloses und beeindruckendes Business Event:
- Definiere klare Ziele: Setze Dir klare Ziele für Dein Event. Was möchtest Du erreichen? Welche Botschaft möchtest Du vermitteln? Stelle sicher, dass die Zielsetzung nicht nur intern geklärt ist, sondern auch allen Beteiligten klar kommuniziert wird.
- Zielgruppe im Fokus: Analysiere Deine Zielgruppe genau und gestalte das Event entsprechend. Sind die Teilnehmer Businesspartner oder Mitarbeiter? Welche Themen sind für Deine Gäste relevant und ansprechend?
- Budgetplanung: Lege Dein Budget frühzeitig fest und plane sorgfältig. Achte darauf, dass Du neben den Kosten für die Location auch Sprecherhonorare, Catering, Technik, Personal und weitere wichtige Posten berücksichtigst.
- Die passende Location: Wähle Räumlichkeiten, die zur Atmosphäre Deines Events passt und alle nötigen Kapazitäten bietet. Denke auch an öffentliche Erreichbarkeit, kläre, welche Veranstaltungstechnik verfügbar ist und frage nach, ob die Location Lieferantenbindung hat.
- Professionelle Technik: Stelle sicher, dass die Technik reibungslos funktioniert – vor allem, wenn du sie extern dazu buchen musst. Teste vorab alle Verbindungen und Geräte, und sorge für ausreichend Backup-Optionen. Ideal ist, wenn die Technik direkt mit der Eventlocation gebucht werden kann – denn dann heißt es plug-and-play.
- Eventpersonal: Engagiere freundliches und kompetentes Eventpersonal. Gut geschultes Personal sorgt dafür, dass sich Deine Gäste wohlfühlen und eventuelle Fragen schnell beantwortet werden. Bevor Du selber auf die Suche gehst – frage das Team Deiner Location, ob sie Personal buchen können. Das hat den Vorteil, dass die gebuchten Servicekräfte sich vor Ort auskennen.
- Timing ist alles: Plane den Ablauf genau und halte Dich an den Zeitplan. Pufferzeiten zwischen den Programmpunkten verhindern Stress und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Stimme dich eng mit den Sprechern ab, wenn du Zeiten für Präsentationen und Reden festlegst.
- Attraktive Programmgestaltung: Biete ein abwechslungsreiches und ansprechendes Programm. Keynote-Speaker, Workshops, Networking-Pausen – sorge für eine ausgewogene Mischung. Nach Präsentationen vor großem Publikum können z.B. kleinere Break-out Sessions oder Workshops die Teilnehmer wieder ins Tun bringen.
- Dein Markenauftritt: Nutze das Event, um Deine Marke zu präsentieren. Setze auf ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild mit Logo, Farben und Marketingmaterialien. Binde die Location mit ein, und frage nach Gestaltungs- und Brandingoptionen.
- Gästemanagement: Behalte den Überblick über die Teilnehmerzahl und sorge für eine einfache Registrierung vor Ort. Denke auch an Namensschilder und eine Gästeliste. Idealerweise lässt du deine Gäste direkt am Eingang von freundlichen Empfangsmitarbeitern begrüßen. So fühlen sich Deine Gäste von Anfang an willkommen und geschätzt.
- Feedback einholen: Nach dem Event ist vor dem Event! Hole Dir Feedback von den Teilnehmern ein, um zukünftige Veranstaltungen noch besser zu gestalten. Frage hierbei nicht nur, wie es den Gästen gefallen hat, sondern zeige echtes Interesse. Frage nach, was das Highlight war. Frage, was besser gemacht werden könnte. Und frage auch nach Themenvorschlägen für das nächste Event – du wirst überrascht sein, wie wertvoll diese neue Perspektive sein kann.
Mit unserer Event-Checkliste bist Du bestens vorbereitet, um Dein nächstes Business Event zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen. Nutze diese smarten Hacks und bleibe immer einen Schritt voraus! Du rockst das!
