Du möchtest ein hybrides Event planen und suchst nach einer klaren Anleitung, wie Du das am besten angehst? Dann bist Du hier genau richtig! In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie Du Schritt für Schritt ein erfolgreiches hybrides Event auf die Beine stellst. Unser umfassender Artikel “Die Zukunft des Events? Hybride Veranstaltungen im Blickpunkt” bietet zusätzliche Einblicke, falls Du noch mehr über das Veranstaltungsformat an sich erfahren möchtest.
Schritt 1: Klar definierte Ziele setzen
Jede erfolgreiche Veranstaltung beginnt mit einer klaren Zielsetzung. Besprich in Deinem Planungsteam konkret, was das Event für Ziele verfolgt, denn diese sind der Leitfaden für Deinen gesamten Planungsprozess. Steht beispielsweise Wissensvermittlung im Fokus, wirst Du in der Planung besonders auf ansprechende Präsentationen und leicht zugängliche Teilnehmerunterlagen achten. Geht es dagegen eher um Networking, stehen Break-out Sessions, interaktive Funktionen und Diskussionsrunden auf dem Programm.
Schritt 2: Die Zielgruppe verstehen
Deine Teilnehmer stehen im Mittelpunkt. Überlege, wer an Deinem Event teilnehmen wird – und mache Dir die Bedürfnisse, Interessen und Erwartungen Deiner Gäste klar. Überlege auch, ob diese sich zwischen den Teilnehmern vor Ort und den Online-Teilnehmern unterscheidet. Das hilft Dir, Inhalte und Formate so zu gestalten, dass sie die Aufmerksamkeit wecken und halten. Mache Dir dabei auch Gedanken darüber, wie versiert Dein Online-Publikum mit neuen Technologien ist. Stelle bereits im Vorfeld eine ausführliche Anleitung zum Einwählen bereit und sorge für gut erreichbaren technischen Support am Veranstaltungstag.
Schritt 3: Die passende Technologie und Infrastruktur auswählen
Die Wahl der richtigen Technologie ist entscheidend für den Erfolg Deines hybriden Events. Wenn Du nicht selbst aus der Branche kommst, ist die Auswahl an Videokonferenz- und Streaming-Plattformen nahezu unüberschaubar. Am besten holst Du Dir für die technische Umsetzung einen erfahrenen Partner an Deine Seite. Neben hochwertiger Audio- und Videoausrüstung ist auch eine stabile Internetverbindung in der Live-Location wichtig. So können alle Teilnehmer, unabhängig von ihrem Standort, ein reibungsloses Erlebnis genießen.
Schritt 4: Einen durchdachten Zeitplan erstellen
Erstelle einen detaillierten Zeitplan für Dein Event, und berücksichtige dabei beide Teilnehmergruppen. Während Präsentationen und Vorträge für das komplette Publikum im gleichen Zeitrahmen ablaufen, ist bei Pausen Raum für kreative Ideen. Die Kaffeepause wird vor Ort immer länger dauern als der Teilnehmer zuhause braucht, um sich ein neues Heißgetränk zu holen. Hier kann eine (ggf. moderierte) Chatfunktion für die Online-Gäste eine spannende Alternative zum klassischen Smalltalk bieten. Plane in Absprache mit Deinem Technik-Partner auch ausreichend Zeit für Tests und Probeläufe ein.
Schritt 5: Die Inhalte ansprechend gestalten
Mache Deine Präsentationen und Inhalte ansprechend, sowohl für die Teilnehmer vor Ort als auch für die virtuellen Zuschauer. Eine Produktvorstellung auf der Bühne kann beispielsweise im Live-Stream ziemlich langweilig wirken. Wenn Du dagegen eine interaktive 360° Ansicht des Produkts auf der Plattform zur Verfügung stellst, können die Nutzer zuhause „hautnah“ dabei sein. Nutze im Lauf der Veranstaltung verschiedene Formate, um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten.
Schritt 6: Die Interaktion und das Engagement fördern
Schaffe Möglichkeiten für Interaktion und Engagement. Mit Chatfunktionen, Diskussionsforen, Umfragen oder Gamification-Elementen kannst Du den Austausch zwischen den Teilnehmern anregen und sie aktiv einbeziehen. Plane einen oder mehrere Mitarbeiter ein, die während des Events den Chat im Auge behalten, um beispielsweise Fragen der Teilnehmer zu Hause in die Fragerunde einzubringen.
Schritt 7: An die Logistik und das Teilnehmermanagement denken
Behalte die Logistik und das Teilnehmermanagement im Blick. Stelle sicher, dass Du effektive Tools für die Registrierung, Kommunikation und Teilnehmerverwaltung zur Verfügung hast. Informiere die Teilnehmer rechtzeitig über die „Anreise“: Für die Online-Teilnehme sind das die technischen Anforderungen und Einwahldaten, für die Gäste vor Ort die Anreisemöglichkeiten, Parksituation und öffentliche Erreichbarkeit.
Schritt 8: Ein Team aus Profis an deiner Seite
Wenn Du das pawrti als Veranstaltungsort wählst, kannst Du von unserer optimalen Infrastruktur für hybride Events profitieren. Unser erfahrenes Team sowie unsere technischen Partner stehen Dir gerne mit Fachwissen und Erfahrung zur Seite, um Dir bei der Planung und Durchführung Deines hybriden Events zu helfen.
Schritt 9: Evaluation und Feedback
Nach Deinem hybriden Event ist vor Deinem nächsten Event. Evaluieren und analysiere die Ergebnisse, sammle Feedback von den Teilnehmern und identifiziere Stärken und Verbesserungspotenziale. Nutze diese Erkenntnisse, um Deine zukünftigen Veranstaltungen noch besser zu machen.
Schritt 10: Los geht’s!
Hybride Veranstaltungen sind die Zukunft, und Du kannst sie erfolgreich gestalten. Beginne noch heute mit der Planung Deines hybriden Events und schaffe ein beeindruckendes Erlebnis, das sowohl vor Ort als auch virtuell begeistert. Wenn Du Unterstützung benötigst, sind wir gerne für Dich da. Lass uns gemeinsam die Events der Zukunft gestalten!
